Ajattelin, että tällaisesta voisi olla julkisena hyötyä, jotta jokaisen kerhon ei tarvitse tehdä listaa erikseen turnausta järjestäessään. Kasattu lähinnä Kani6 2004:n pohjalta. Listasta puuttuu vielä jotain asioita, jotka eivät heti tulleet mieleen. Muokatkaa mielenne mukaan.

--Suvi

Keskustelu on siirretty sivulle Turnausjärjestelykeskustelu. Samaa asiaa puidaan myös gokongressiwikissä.

Aluksi#

• Sopimus tai päätös turnauksen järjestämisestä
  • Osallisina voivat olla järjestävä organisaatio, kattojärjestö, pääsponsori.
  • Päätetään tai sovitaan turnauksen ajankohta ja puitteet.

Ennen turnausta#

• Porukka
  • Minimissään pääjärjestäjä (TD) ja apulainen/varamies (assistant TD)
  • Jos halutaan korkeampaa tasoa, erillinen tuomari (referee)
  • Harkinnan arvoista on pestata erillinen parittaja (ei saa olla tuomari)
  • Isoissa turnauksissa järjestäjien on hyvä jakaa tehtäviä, vastuualueita esmes
    • Tila/kalusto: riittävä paikka, riittävästi pelivälineitä
    • Majoitus: kotimajoitus, kaupalliset majoituspaikat
    • ATK: tietokoneet, verkko, ylläpito
    • Toimitsijat: koordinointi, sisäinen kommunikaatio, päätösten saanti
    • Tiedotus: turnauskalenterit, lennäkit, yleinen tiedotus (esmes Wiki, nyytiset)
    • Sponsorien hankkija/yhteyshenkilö
    • Parittaja ja tuomari, mielellään jo tiedossa tässä vaiheessa

• Turnauksen tarkoitus ja haluttu kohderyhmä
  • Mihin turnauksella pyritään: onko tarkoitus saada paljon väkeä, joku tietty kohderyhmä, korjata luokituksia, vai pelata vain rennosti
  • Kohderyhmä tarkoituksen mukaisesti
  • Keskitytään tarkoitukseen ja kohderyhmään

• Budjetin laskeminen
  • Perustuu ennustettuun osallistujamäärään
  • Palkinnot turnauksen tarkoituksen mukaisesti, alkaen lämmintä kättä aina isoon rahaan saakka
  • Aina kannattaa olla pessimisti, kulut kuitenkin ylittävät ennustetun
  • Muista GP-pisteet, pelaajalisenssit ja muut mahdolliset sarjoihin yms. liittyvät kulut

• Turnauksen tiedot
  • Peliajat (aikataulu kannattaa käydä läpi parittajan kanssa)
  • Kierrosten määrä
  • Turnaustyyppi
  • Komi
  • Säännöt
  • Lähetetäänkö tulokset EGF:lle (ja missä luokassa)
  • Tarvitaanko turnaukseen osallistumiseen liiton jäsenyys tai lisenssi

• Pelipaikka
  • Riittävä suuri tila myös turnauksen ylittäessä odotukset
  • Valaistus (huom, myös liiallinen valo voi olla ongelma)
  • Ilmastointi ja riittävä ilmanvaihto
  • Erillinen tila analyyseille.
  • Erillinen tila huippuryhmälle
  • Kulunvalvonnan ongelmat (sisäänpääsy)
  • Kaluston säilöminen turnauksen kestäessä yli päivän

• Tiedotus
  • Ennakkotiedotus: päämäärä ja keinot hyvä kertoa niin paljon ennakkoon kuin mahdollista
  • Turnauksen logo on suunniteltava/päätettävä mahdollisimman ajoissa, liittyy kaikkeen tiedottamiseen
  • EGF:n ja maiden go-liittojen turnauskalenterit
  • Nyyssit (rec.games.go, sfnet.harrastus.pelit.go)
  • Turnauksen veppisivu (info, ilmoittautumislomake) halutuilla kielillä (ks. kohderyhmä, ylempänä)
  • Wikisivu (infosivu, ilmoittautuminen, majoitus, ruokailu, opetus)
  • Turnausesite (tiedon keruu, logo, esitteen suunnittelu, paino)

• Selvitettäviä asioita liittyen tiedotukseen
  • Liikenneyhteydet (Lennot, junat, bussit, myös paikallisliikenne)
  • Majoitus
  • Matka-avustukset
  • Mahdollinen Internet-yhteys pelipaikalta

• Sponssit
  • Soittaminen
  • Logon saanti
  • Laskutus
  • Kiittäminen jälkeenpäin

• Ruoat
  • Mistä tilataan
  • Kysely osallistujilta: määrä & allergiat/erityisruokavaliot kuten kasvis
  • Ruoan sisältö
  • Hinta
  • Aikataulutus

• Majoitusjärjestelyt
  • Kysely osallistujilta
  • Tiedotus siitä missä mennään, joko kysyjille henkilökohtaisesti, julkisesti (kuten Wiki,) tai molemmat
  • Kaupallisten majoituspaikkojen (hotellit, vierasmajat, retkeilymajat) selvittäminen
    • Kulkuyhteys pelipaikalle
    • Hintataso
    • Varausmenettely
    • Mahdollinen suosittaminen

• Pelivälineet (laudat, kivet, kellot)
  • Pelaajilta (ilmolista, mahdollinen alennus)
  • kerhot, liitto (pyydettävä ajoissa, mieluimmin viikkoa ennen turnausta)
  • Välineiden merkkaustarvikkeet (maalarinteippi + kynä on minimi)

• Palkinnot
  • Raha
  • Kirjat
  • Tilpehööri (viuhkat, kilkkeet, jnpp)
  • Erityismaininnat

• Matka-avustukset
  • Infoaminen
  • Hakemusten käsittely
  • Avustusten myöntäminen
  • Tositteiden keruu niiltä, joille avustusta on myönnetty
  • Avustusten maksaminen

• Tarjottavat
  • Kahvinkeitin, suodatinpussit, kahvi (myös maito,) tee
  • Kertakäyttöastiat
  • Kifupohjat
  • Kynät

• Misc
  • järjestäjille virallinen kommunikaatiokanava (esim. meililista tai oma wiki)
  • avainhenkilöiden nakittaminen
  • aputoimitsijat: kirjaajat, tuomarin apuhenkilöt, nakkikoneet

Turnauspaikalla#

• Turnauspaikan järjestelyt
  • Pelipaikalle pääsy (esim. Kanikutosessa kun ovet olivat lukossa. Puhelinnumerot oveen, joku vahtimaan jne)
  • Pöytien järjestely ja numerointi sekä pelivälineiden laittaminen paikalleen
  • Opastelaput
  • Ilmoittautumisten vastaanotto
  • Avajaisseremonia
  • Settien yösäilö
  • Palkintojenjako + loppuseremonia
  • Turnauspaikan siivoaminen tarpeen vaatiessa, vikana iltana laudat pois ja pöydät entisille paikoilleen
  • Järjestäjien on toimittava koordinoidusti -> paikalla on hyvä olla yksi henkilö

• Lisäksi turnauspaikalle
  • Kifupohjia (yleensä 19x19, turnauksen mukaan, kts liitteet)
  • Tuloslappuja (Pöytä/Valkea/Musta/Voittaja)

• Ilmoittautuminen
  • Tietojen keruu (nimi, luokitus, oikeutettu alennuksiin?, pelaako kaikki kierrokset?)
  • Ennakkoilmoittautuneiden tietojen tarkastus (esim. luokitus voi olla muuttunut)
  • Rahastus
  • Tietojen syöttö paritussoftaan
  • Turnauskirjekuoren tai muun tilpehöörin jako
  • Tuotujen pelivälineiden merkintä

• Turnauksen avaussanoissa käsiteltävät asiat
  • Tervetulotoivotus
  • Käytännön asiat
    • Tupakointi
    • Vessat
    • Ruokailut
    • Paikalliset, jotka opastavat tarvittaessa
    • jatka listaa...
  • Turnaustekniset seikat
    • Käytettävät säännöt
    • Peliaika
    • Tuomari
    • Vetoomuskomitea
    • Pelin jälkeenkin hiljaisuus pelipaikalla (puutarhan sijainti)
    • "Sammuttakaa kännykkänne"
    • jatka listaa...
  • jatka listaa...
  • "Once again, welcome and have fun!"

• Paritus
  • Parituksen teko (aikataulu!)
  • Paritukset seinille
  • Tuloslipukkeet
  • Tulokset seinille

• Tuomarointi
  • Vetoomuskomitea (3 henkeä + 2 varamiestä) yleensä vahvimpien pelaajien joukosta
  • Turnauksen ja pelin sääntöjen sekä kellon käytön kertaaminen tarvittaessa, mieluiten joka tapauksessa.
  • Kierrosten alkuajan tiedottaminen muutosten sattuessa

• Korotukset
  • Paikalla olevat kerholuokittajat

Illanvietto#

• Sauna
  • Tilavaraukset
  • Juomat (hankkiminen, myynti)
  • Muovituopit
  • Avain- ja vastuuhenkilön sopiminen
  • Siivous yöllä / aamulla
  • Pullojen väliaikaissäilöntä ja palautus
  • Avaimen palautus

• Oheisturnaus (esim. pikapeli)
  • Ei saa häiritä pääasiallista turnausta

Opetus#

• Tila
• Opettajan hankkiminen
• Demolauta ym. tarvittavat
• Kolehdin tms. keräys

Tiedotus medialle ja lehdistötiedote#

• Jos lajille halutaan julkisuutta, pitää muistaa, että uutispäälliköitä (jotka asioista päättävät) ei kiinnosta mikään muu kuin se että MIKÄ ON TILAISUUDEN UUTISARVO heidän lukijoilleen!
• Ensimmäiseksi tehdään lista niistä tiedotusvälineistä joille ilmoitetaan ja hankintaan heidän yhteystiedot, vain uutispäällikön yhteystieto merkitsee jotain.
• Tiedotteiden lähettäjä ja informaation antajalla pitää olla tiedottajan status, uutispäälliköt arvostavat sitä, että vasstapuolella o on heniklö joka on 'ammattilainen' joka voi käyttää sellaista kuten esim. ".....-turnausorganisaation tiedottaja" (vrt. 'no-mä-oon-pelannut-tätä-aika-kauan').
• Tiedotusvälineille on tärkeää maininta: "Turnauksen tiedottaja ......... vastaa kysymyksiin klo....-.... Yhteystiedot......" näin uutispäällikkö voi lähettää jonkun paikalle edellä mainittuun aikaan koska siellä on varmasti joku paikalla ja juttu tulee tehtyä eiä toimittaja voi selitellä mitään.
• Valmis, asiallinen/tietopohjainen ja kuitenkin helppolukuinen, lehdistötiedote jonka toimittaja voi kopioida lehteen suoraan on joskus aika tehokas. Sen tarjoaminen lehdistölle julkaistavaksi on käytännössä ilmaista. Jos eivät julkaise, niin sitten eivät julkaise (eli, tiedotteeseen ei kannata uhrata viimeistä 'sydänvertansa').
• Vaihtoehtoisesti voi yrittää sopia (jos osaa) että kirjoittaa jutun itse joka sitten julkaistaan (lähettävät kyllä palkkionikin)
• Uutispäälliköt tekevät seuraavan jakson (lehti/tv/radio-) jakson yleensä hyvin lyhyellä aikavälillä, joten ennakko varoitus esim. viikon alussa, ja sitten kunnon pläjäys (=mainos: tää on kova juttu) sitten edellisenä päiväna kun täyttävät aikataulukkoa
• Totuus on kuitenkin se, että mitä raflaavamman mainoksen uskallat lähettää niin sitä paremman tuloksen voit saada:
  • "GO-ammattilaisia Japanista Suomessa"
  • "Euroopan parhaat pelaajat paikalla"
  • "Pohjoismaiden suurin turnaus"
  • "Euroopan mestaruus suomeen"
  • "'meidän-kaupunginosasta-juuri-tuosta-naapurista' löytyy suomen paras GO-pelaaja"
• Muista, että hieno turnaus-logo tarttuu silmään myös uutispäällikölle

Turnauksen jälkeen#

• Kaatajaiset
• Pullojen palautus (kani6 aiheutti pelkästään turnauspaikalta noin 0.3 kuutiometriä pulloja -> tarvitaan auto ja sille kuski tai pullot on vietävä pois useamman hengen toimesta)
• Tilien selvittely
• Palautesivu wikiin