Ajattelin, että tällaisesta voisi olla julkisena hyötyä, jotta jokaisen kerhon ei tarvitse tehdä listaa erikseen turnausta järjestäessään. Kasattu lähinnä Kani6 2004:n pohjalta. Listasta puuttuu vielä jotain asioita, jotka eivät heti tulleet mieleen. Muokatkaa mielenne mukaan.

--Suvi

Ennen turnausta#

• Porukka
  • Minimissään pääjärjestäjä (TD) ja apulainen/varamies (assistant TD)
  • Jos halutaan korkeampaa tasoa, erillinen tuomari (referee)
  • Harkinnan arvoista on pestata erillinen parittaja (ei saa olla tuomari)
  • Isoissa turnauksissa järjestäjien on hyvä jakaa tehtäviä, vastuualueita esmes
    • Tila/kalusto: riittävä paikka, riittävästi pelivälineitä
    • Majoitus: kotimajoitus, kaupalliset majoituspaikat
    • ATK: tietokoneet, verkko, ylläpito
    • Toimitsijat: koordinointi, sisäinen kommunikaatio, päätösten saanti
    • Tiedotus: turnauskalenterit, lennäkit, yleinen tiedotus (esmes Wiki, nyytiset)
    • Sponsorien hankkija/yhteyshenkilö
    • Parittaja ja tuomari, mielellään jo tiedossa tässä vaiheessa

• Turnauksen tarkoitus ja haluttu kohderyhmä
  • Mihin turnauksella pyritään: onko tarkoitus saada paljon väkeä, joku tietty kohderyhmä, korjata luokituksia, vai pelata vain rennosti
  • Kohderyhmä tarkoituksen mukaisesti
  • Keskitytään tarkoitukseen ja kohderyhmään

• Budjetin laskeminen
  • Perustuu ennustettuun osallistujamäärään
  • Palkinnot turnauksen tarkoituksen mukaisesti, alkaen lämmintä kättä aina isoon rahaan saakka
  • Aina kannattaa olla pessimisti, kulut kuitenkin ylittävät ennustetun

• Turnauksen tiedot
  • Peliajat
  • Kierrosten määrä
  • Turnaustyyppi
  • Komi
  • Säännöt

• Pelipaikka
  • Riittävä suuri tila myös turnauksen ylittäessä odotukset
  • Valaistus (huom, myös liiallinen valo voi olla ongelma)
  • Ilmastointi
  • Erillinen tila analyyseille.
  • Erillinen tila huippuryhmälle
  • Kulunvalvonnan ongelmat (sisäänpääsy)
  • Kaluston säilöminen turnauksen kestäessä yli päivän

• Tiedotus
  • Ennakkotiedotus: päämäärä ja keinot hyvä kertoa niin paljon ennakkoon kuin mahdollista
  • EGF:n ja maiden go-liittojen turnauskalenterit
  • Nyyssit (rec.games.go, sfnet.harrastus.pelit.go)
  • Turnauksen veppisivu (info, ilmoittautumislomake) halutuilla kielillä (ks. kohderyhmä, ylempänä)
  • Wikisivu (infosivu, ilmoittautuminen, majoitus, ruokailu, opetus)
  • Turnausesite (tiedon keruu, esitteen suunnittelu, paino)

• Selvitettäviä asioita liittyen tiedotukseen
  • Liikenneyhteydet (Lennot, junat, bussit, myös paikallisliikenne)
  • Majoitus
  • Matka-avustukset
  • Mahdollinen Internet-yhtteys pelipaikalta

• Sponssit
  • Soittaminen
  • Logon saanti
  • Laskutus
  • Kiittäminen jälkeenpäin

• Ruoat
  • Mistä tilataan
  • Kysely osallistujilta: määrä & allergiat/erityisruokavaliot kuten kasvis
  • Ruoan sisältö
  • Hinta
  • Aikataulutus

• Majoitusjärjestelyt
  • Kysely osallistujilta
  • Tiedotus siitä missä mennään, joko kysyjille henkilökohtaisesti, julkisesti (kutten Wiki,) tai molemmat
  • Kaupallisten majoituspaikkojen (hotellit, vierasmajat, retkeilymajat) selvittäminen
    • Kulkuyhteys pelipaikalle
    • Hintataso
    • Varausmenettely
    • Mahdollinen suosittaminen

• Pelivälineet (laudat, kivet, kellot)
  • Pelaajilta (ilmolista, mahdollinen alennus)
  • Liitto, kerhot

• Palkinnot
  • Raha
  • Kirjat
  • Tilpehööri (viuhkat, kilkkeet, jnpp)
  • Erityismaininnat

• Matka-avustukset
  • Infoaminen
  • Hakemusten käsittely
  • Avustusten myöntäminen
  • Tositteiden keruu niiltä, joille avustusta on myönnetty
  • Avustusten maksaminen

• Tarjottavat
  • Kahvinkeitin, suodatinpussit, kahvi (myös maito,) tee
  • Kertakäyttöastiat
  • Kifupohjat
  • Kynät

• Misc
  • järjestäjille virallinen kommunikaatiokanava (esim. meililista tai oma wiki)
  • avainhenkilöiden nakittaminen
  • aputoimitsijat: kirjaajat, tuomarin apuhenkilöt, nakkikoneet

Turnauspaikalla#

• Turnauspaikan järjestelyt
  • Pelipaikalle pääsy (esim. Kanikutosessa kun ovet olivat lukossa. Puhelinnumerot oveen, joku vahtimaan jne)
  • Pöytien järjestely ja numerointi sekä pelivälineiden laittaminen paikalleen
  • Opastelaput
  • Ilmoittautumisten vastaanotto
  • Avajaisseremonia
  • Settien yösäilö
  • Palkintojenjako + loppuseremonia
  • Turnauspaikan siivoaminen tarpeen vaatiessa, vikana iltana laudat pois ja pöydät entisille paikoilleen
  • Järjestäjien on toimittava koordinoidusti -> paikalla on hyvä olla yksi henkilö (pääjärjestäjä), joka ei tee mitään muuta kuin koordinoi.

• Paritus
  • Parituksen teko (aikataulu!)
  • Paritukset seinille
  • Tuloslipukkeet
  • Tulokset seinille

• Tuomarointi
  • Vetoomuskomitea (3 henkeä + 2 varamiestä) yleensä vahvimpien pelaajien joukosta
  • Turnauksen ja pelin sääntöjen sekä kellon käytön kertaaminen tarvittaessa, mieluiten joka tapauksessa.
  • Kierrosten alkuajan tiedottaminen muutosten sattuessa

• Korotukset
  • Luokituskomitean kansssa neuvottelu
  • Paikalla olevat kerholuokittajat

Illanvietto#

• Sauna
  • Tilavaraukset
  • Juomat (hankkiminen, myynti)
  • Muovituopit
  • Avain- ja vastuuhenkilön sopiminen
  • Siivous yöllä / aamulla
  • Pullojen väliaikaissäilöntä ja palautus
  • Avaimen palautus

• Oheisturnaus (esim. pikapeli)
  • Ei saa häiritä pääasiallista turnausta

Opetus#

• Tila
• Opettajan hankkiminen
• Demolauta ym. tarvittavat
• Kolehdin tms. keräys

Lehdistötiedote#

• Jos lajille halutaan julkisuutta, kannattaa taiteilla joku pieni ja asiallinen lehdistötiedote. Sen tarjoaminen lehdistölle julkaistavaksi on käytännössä ilmaista. Jos eivät julkaise, niin sitten eivät julkaise.
• Vaihtoehtoisesti voi yrittää sopia jutun tekemisestä
• Asiasta voi myös informoida tiedotusvälineitä etukäteen

Turnauksen jälkeen#

• Kaatajaiset
• Pullojen palautus (kani6 aiheutti pelkästään turnauspaikalta noin 0.3 kuutiometriä pulloja)
• Tilien selvittely
• Palautesivu wikiin

Ennakkovalmistelu on paljon isompi työ kuin kuvittelisi, ja ehdottomasti isoin ja merkittävin osa turnauksen järjestämistä. -- DonOlli, 5.2.

Tämä kuitenkin riippuu paljon turnausjärjestäjien kunnianhimosta sekä turnauksen tyypistä että koosta. Kansainvälistenkin turnausten järjestelyvaiva on voinut olla hyvinkin pieni, jos turnauksen koko on ollut pieni (20-30 henkeä) ja riittävän hyvät peruspuitteet (lähinnä tila ja välineet) valmiina tai helposti saatavana. Esimerkiksi Tampereen (1995) ja Turun (2003) Pohjoismaiden mestaruuskisat järjestyivät muutaman tunnin esivalmisteluilla siitäkin huolimatta, että Turussa osallistujia oli kuutisenkymmentä ja järjestelyihin kuului saunailta ja ruokailut. Jos kuitenkin kaikki pitää järjestää täysin tyhjästä alkaen ja halutaan järjestää pikkuseikat ja lisäpalvelut (esim. videotykki, kifupohjat, hieno neliväriesite, kynät, ammattilaisopettajat jne.) viimeisen päälle, aikaa voi mennä erittäin paljon. Kokemus kuitenkin osoittaa, että täysin kelvollisen ja viihtyisän turnauksen saa aikaan aivan kohtuullisella vaivalla ja pienelläkin organisaatiolla.

-- Markku

Markku näkyy anonyyminä kirjoitelleen "faktoja" turnauksen vaivalloisuudesta kaikkien ihailtavaksi. Omasta puolesta en kuitenkaan niitä voi allekirjoittaa, enkä missään nimessä haluaisi olla minkään nopean puolihuolimattomasti järjestetyn turnauksen puuhaamisessa mukana. Itse asiassa pidän hyvän turnauksen järjestämistä riivatun vaivalloisena ja työläänä, ja pidän työmäärän vähättelyä edesvastuuttomana puuhana.

Ottaen huomioon etten halua tästäkään sivusta rähinäareenaa, lopetan siis sivun muokkaamisen omalta puoleltani -- ihan turha lisätä merkintöjä jos niitä vähätellään niin paljon kuin mahdollista -- jotta liikaa vääriä käsityksiä ei syntyisi.

-- DonOlli, 5.2.

Kohtuullinen vaiva:

Eli olisin Kanikutoseen näkemälläni vaivalla järjestänyt PM:t 2003 vaikka kolmeen kertaan? Juupajuu.

-- Tapio

Sinä et ollut järjestämässä sen enempää PM-kisoja vuonna 1995 etkä vuonna 2003. Minä taas olin yksi PM-kisojen pääjärjestäjistä vuonna 1995. PM-kisojen 2003 järjestäjän kanssa olen näistä asioista henkilökohtaisesti keskustellut.

Minä en aio vaatia keneltäkään minkäänlaisessa turnauksessa:

• kifupohjia
• saunalla myymistä
• tulosläystäkkeitä.

Jos kolmen yllämainitsemani järjestäminen on vastenmielisempää kuin niiden järjestämisestä saatu ilo, niitä ei kannata järjestää, koska ne eivät ole välttämättömiä. Ne kannattaa toki järjestää, jos tuntuu kivalta jutulta järjestää ne. Jos niiden järjestäminen tuntuu hyvin epämiellyttävältä, niitä ei kannata järjestää.

-- Markku

Ainoat asiat, joista turnauksen järjestäjän kannattaa ottaa stressiä ovat turnauksen läpiviennin kannalta välttämättömät asiat. Muut kannattaa järjestää silkasta järjestä- misen ilosta. Jos turnauksia aletaan järjestää liian ryppyotsaisesti, se ei voi olla heijastumatta niiden ilmapiiriin negatiivisesti.

-- Markku

Käsittääkseni tässä on lista asioista, joita on hyvä miettiä, kun alkaa tekemään asioita. Jos joku on turha, ylimääräinen tai liian työläs, sen voi jättää pois mutta ei ainakaan unohtunut vaan on tietoinen päätös. Näin varmistetaan, että saadaan sellainen tulos kuin halutaan.

-- Jari

On hienoa, että jotkut ihmiset näkevät vaivaa organisoidakseen turnauksia. Tämä muistilistakin on hieno asia. Kuitenkin, jos ei omin avuin tajua palauttaa tyhjiä pulloja kauppaan tahi sitä, että matka-avustusten käsittely sisältää vaiheet "hakemusten käsittely", "avustusten myöntäminen", "tositteiden keruu", "avustusten maksaminen" , en usko että kompetenssia turnausorganisaattoriksi löytyy vaikka mikä olisi. Eli karsikaa järkevälle tasolle listan kokoa, kiitos. Listan informaatio- ja käyttöarvo kärsivät vakavasti, kun lista pullataikinan lailla paisuu itsestäänselvyyksistä.

Turnausorganisaattorin homma on yleensä epäkiitollista työtä, siihen on hyvä varautua. Valittajia on lähes vääjäämättä enemmän kuin kiittäjiä. Osallistujamaksut voi tietysti jakaa osittain organisaattoreille palkkana kuten Takapotkussa, mikä tietysti vähentää organisaattorin työn epäkiitollisuutta. Samaten voi korostaa turnausorganisoinnin työläyttä, jolloin uhrautumisestaan organisaattoriksi saa krediittiä.

Mielestäni on kuitenkin hieman edesvastuutonta ylikorostaa turnausorganisoinnin työläyttä. Ihanteellistahan olisi, jos Suomessa perinteisten turnausten lisäksi nähtäisiin myös uusia turnauksia ja perinteisillä turnauspaikkakunnillakin nähtäisiin uusia organisaattoreita. Ei varmaankaan ole rohkaisevaa kirjoittaa, kuinka suunnaton työmäärä turnausorganisointi on tai haukkua julkisesti turnaus lyttyyn, kun jokin pikkuasia menee pieleen. Varsinkaan, kun ei ole edes totta, että turnausorganisointi olisi niin työlästä. Ei tarvitse osata kuin pitää turhanpäiväinen byrokratia kurissa ja keskittyä olennaiseen. Mikä hauskinta, kun turnauksen organisoi hyvässä hengessä, työ ei edes tunnu työltä.

PM-kisojen organisointiin minulta arviolta kulunut aika 2003: Turnauskutsujen, www-sivujen ja wiki-sivujen teko + päivitys 6 h Majoitusten järjestely 3 h Pelipaikan, saunan, ruokailun yms. järjestäminen 3 h Turnauksen suunnittelupalaveri Lindin Timon kanssa 1 h (budjetti, aikataulu yms.) Teippien, tulostuspaperin, kahvin yms. hommaaminen 1 h Muu (?) 3 h

Lisäksi muilta kulunut aika: Pelipaikalla tapahtuva siivous, pöytien järjestely ja numerointi, kahvien keitto jne: pyysin kaikkia paikallisia, joille sopii, tulemaan paikalle ajoissa ja varautumaan siihen, että paikka järjestetään ja siivotaan turnauksen päätyttyä. Vaikea arvioida aikaa, kaipa tuota kului. Lisäksi turnauksesta keskusteltiin oluen äärellä normaalin peli-illan yhteydessä monesti. Kuitenkin, esimerkiksi organisaation sisäiseen viestintään ei tarvinnut palkata henkilöä, eikä mikrotukeen. Silti turnaus onnistui suuremmitta murheitta.

Zagrebissa 2002 muistan, kuinka byrokratia oli viety äärimmilleen. Tämä ei ollut tehokasta - se jähmäsi kaiken. Muun "hyvän" lisäksi turnaukseen syntyi armeijamainen "me määräämme tyhmiä, te tottelette" -henki, missä ei tietenkään ollut hurraamista.

Tapiolle: melkein kolmasosa (7 h) työstäsi Kani6:ssa koostui oluen myynnissä. Tämä oli hieno uhrautuminen, johon minä itse en olisi lähtenyt rahastakaan :). PM-kisoissa teimme niin, että jokaisen omalla vastuulla oli maksaa juomansa oluet (toki hieman sivusilmällä asiaa pyrittiin valvomaankin). Joka tapauksessa, noin 95 % juoduista juomista myös maksettiin, mikä kertoo kyllä go-väen rehellisyydestä. Kiitoksia teille!

-- Jaakko, 6.2. 2004

Markku, ei Tapsakaan tarkoittanut, että järjestäminen olisi ollut vastenmielistä. Kyse on lähinnä siitä, että turnauksen järjestelyihin kuluvaa aikaa ei kannata aliarvioida. Tuntuu hassulta, kun joku sanoo, että homman hoitaa parissa tunnissa, ja itse on juuri käyttänyt turnauksen järjestämiseen ties miten monta (jopa kymmentä) tuntia. Johtuuko sitten kokemattomuudesta vai siitä, että halusin tehdä kunnolla sen, mitä lähdin tekemään, sama se. Oma työmääräni oli Kanikutosessa hyvin suuri, melkeinpä liikaakin, sillä hommaan ryhtyessä en tiennyt, mitä kaikkea pitääkään ottaa huomioon. Pikkuasioita löytyi joka nurkan takaa. Mielestäni on parempi suhtautua hieman pessimistisesti kuin liian optimistisesti siihen, kuinka paljon turnauksen järjestämiseen kuluu aikaa: ei ainakaan tule liian pahoja yllätyksiä vastaan. Sitäpaitsi asiat on mukavampi tehdä rauhassa kuin viime hetken kiireessä. Joka tapauksessa Kanikutosen järjestäminen oli pääasiassa hauskaa. Mainitsinpa senkin nyt ihan varmuuden vuoksi.

Jaakko: Organisaattoreille palkkaa Takapotkusta? Itse järjestäjiin kuuluvana en kyllä ole tästä kuullut.

-- Suvi, 6.2.2004

Minä en ole vähätellyt Takapotkuun tai Kanikuutoseen käytettyä työmäärää. Itse asiassa en ole lausunut niistä tässä keskustelussa halaistua sanaa, kuten jokainen voi yltä todeta. Itse asiassa olin Kanikuutosen tapauksessa positiivisesti yllättynyt ja kiitollinen nähdystä vaivasta erityisesti illanviettojen eteen.

Suvi, PM-kisat järjestettiin Tampereella vuonna 1995 todellakin muutaman tunnin esivalmistelulla. Kaikki turnauksen kannalta tarpeellinen saatiin järjestetyksi eikä mikään tärkeä asia mennyt pieleen. Kuten alkuperäisessä puheenvuorossani esitin, tämä oli mahdollista, koska tilat olivat valmiina (pari luokkahuonetta TTKK:lta) ja välineiden saanti oli helposti järjestettävissä (yksi puhelinsoitto Matille, jolta pyydettiin tarvittavat lisäkellot). Pohjoismaiset vieraat ja ulkopaikkakuntalaiset majoitettiin luonnollisesti hervantalaisten pelaajien koteihin. Turnausaikataulu ja muut tarpeelliset turnaustiedot laadittiin vanhalla rutiinilla ja ne sähköpostitettiin Pohjoismaiden go-liittojen kontaktihenkilöille, jotka toimittivat ne edelleen omiin kalentereihinsa. Kutsussa sanottiin kenelle voi emailata tai soittaa ilmoittautuakseen ja kysyäkseen majoitus yms. tietoja. Paikallistuntemukseeni kuului muutama hotelli ja retkeilymaja, joita olin ajatellut suositella. Hintojen kyseleminen vaati muutaman puhelinsoiton. Pikapeliturnauksen ja illanvieton järjestäminen Näsinneulan pyörivässä ravintolassa vaati yhden puhelinsoiton, jossa sovittiin hinta ja ajankohta. Saunoimmenkin muistaakseni joku ilta jossain, taisi olla Konetalon saunalla. Senkään varaaminen ei ollut suurisuuntainen operaatio. Paritus tehtiin koulun koneella valmiilla ohjelmalla. Tuomari (etukäteen) ja vetoomuskomiteakin nimitettiin, mutta ne eivät joutuneet tekemään mitään, kuten eivät juuri koskaan joudu.

Aikaa meni:

• puhelinsoitot n. 6-8 kpl: 1h
• turnausesite: 0,5h

-- Markku