Ajattelin, että tällaisesta voisi olla julkisena hyötyä, jotta jokaisen kerhon ei tarvitse tehdä listaa erikseen turnausta järjestäessään. Kasattu lähinnä Kani6 2004:n pohjalta. Listasta puuttuu vielä jotain asioita, jotka eivät heti tulleet mieleen. Muokatkaa mielenne mukaan.

--Suvi

Ennen turnausta#

Ennakkovalmistelu on paljon isompi työ kuin kuvittelisi, ja ehdottomasti isoin ja merkittävin osa turnauksen järjestämistä. -- DonOlli, 5.2.

Tämä kuitenkin riippuu paljon turnausjärjestäjien kunnianhimosta sekä turnauksen tyypistä että koosta. Kansainvälistenkin turnausten järjestelyvaiva on voinut olla hyvinkin pieni, jos turnauksen koko on ollut pieni (20-30 henkeä) ja riittävän hyvät peruspuitteet (lähinnä tila ja välineet) valmiina tai helposti saatavana. Esimerkiksi Tampereen (1995) ja Turun (2003) Pohjoismaiden mestaruuskisat järjestyivät muutaman tunnin esivalmisteluilla siitäkin huolimatta, että Turussa osallistujia oli kuutisenkymmentä ja järjestelyihin kuului saunailta ja ruokailut. Jos kuitenkin kaikki pitää järjestää täysin tyhjästä alkaen ja halutaan järjestää pikkuseikat ja lisäpalvelut (esim. videotykki, kifupohjat, hieno neliväriesite, kynät, ammattilaisopettajat jne.) viimeisen päälle, aikaa voi mennä erittäin paljon. Kokemus kuitenkin osoittaa, että täysin kelvollisen ja viihtyisän turnauksen saa aikaan aivan kohtuullisella vaivalla ja pienelläkin organisaatiolla.

-- Markku

Kohtuullinen vaiva:

Eli olisin Kanikutoseen näkemälläni vaivalla järjestänyt PM:t 2003 vaikka kolmeen kertaan? Juupajuu.

-- Tapio

• Porukka
  • Minimissään pääjärjestäjä (TD) ja apulainen/varamies (assistant TD)
  • Jos halutaan korkeampaa tasoa, erillinen tuomari (referee)
  • Harkinnan arvoista on pestata erillinen parittaja (ei saa olla tuomari)
  • Isoissa turnauksissa järjestäjien on hyvä jakaa tehtäviä, vastuualueita esmes
    • Tila/kalusto: riittävä paikka, riittävästi pelivälineitä
    • Majoitus: kotimajoitus, kaupalliset majoituspaikat
    • ATK: tietokoneet, verkko, ylläpito
    • Toimitsijat: koordinointi, sisäinen kommunikaatio, päätösten saanti
    • Tiedotus: turnauskalenterit, lennäkit, yleinen tiedotus (esmes Wiki, nyytiset)
    • Sponsorien hankkija/yhteyshenkilö
    • Parittaja ja tuomari, mielellään jo tiedossa tässä vaiheessa

• Turnauksen tarkoitus ja haluttu kohderyhmä
  • Mihin turnauksella pyritään: onko tarkoitus saada paljon väkeä, joku tietty kohderyhmä, korjata luokituksia, vai pelata vain rennosti
  • Kohderyhmä tarkoituksen mukaisesti
  • Keskitytään tarkoitukseen ja kohderyhmään

• Budjetin laskeminen
  • Perustuu ennustettuun osallistujamäärään
  • Palkinnot turnauksen tarkoituksen mukaisesti, alkaen lämmintä kättä aina isoon rahaan saakka
  • Aina kannattaa olla pessimisti, kulut kuitenkin ylittävät ennustetun

• Turnauksen tiedot
  • Peliajat
  • Kierrosten määrä
  • Turnaustyyppi
  • Komi
  • Säännöt

• Pelipaikka
  • Riittävä suuri tila myös turnauksen ylittäessä odotukset
  • Valaistus (huom, myös liiallinen valo voi olla ongelma)
  • Ilmastointi
  • Erillinen tila analyyseille.
  • Erillinen tila huippuryhmälle
  • Kulunvalvonnan ongelmat (sisäänpääsy)
  • Kaluston säilöminen turnauksen kestäessä yli päivän

• Tiedotus
  • Ennakkotiedotus: päämäärä ja keinot hyvä kertoa niin paljon ennakkoon kuin mahdollista
  • EGF:n ja maiden go-liittojen turnauskalenterit
  • Nyyssit (rec.games.go, sfnet.harrastus.pelit.go)
  • Turnauksen veppisivu (info, ilmoittautumislomake) halutuilla kielillä (ks. kohderyhmä, ylempänä)
  • Wikisivu (infosivu, ilmoittautuminen, majoitus, ruokailu, opetus)
  • Turnausesite (tiedon keruu, esitteen suunnittelu, paino)

• Selvitettäviä asioita liittyen tiedotukseen
  • Liikenneyhteydet (Lennot, junat, bussit, myös paikallisliikenne)
  • Majoitus
  • Matka-avustukset
  • Mahdollinen Internet-yhtteys pelipaikalta

• Sponssit
  • Soittaminen
  • Logon saanti
  • Laskutus
  • Kiittäminen jälkeenpäin

• Ruoat
  • Mistä tilataan
  • Kysely osallistujilta: määrä & allergiat/erityisruokavaliot kuten kasvis
  • Ruoan sisältö
  • Hinta
  • Aikataulutus

• Majoitusjärjestelyt
  • Kysely osallistujilta
  • Tiedotus siitä missä mennään, joko kysyjille henkilökohtaisesti, julkisesti (kutten Wiki,) tai molemmat
  • Kaupallisten majoituspaikkojen (hotellit, vierasmajat, retkeilymajat) selvittäminen
    • Kulkuyhteys pelipaikalle
    • Hintataso
    • Varausmenettely
    • Mahdollinen suosittaminen

• Pelivälineet (laudat, kivet, kellot)
  • Pelaajilta (ilmolista, mahdollinen alennus)
  • Liitto, kerhot

• Palkinnot
  • Raha
  • Kirjat
  • Tilpehööri (viuhkat, kilkkeet, jnpp)
  • Erityismaininnat

• Matka-avustukset
  • Infoaminen
  • Hakemusten käsittely
  • Avustusten myöntäminen
  • Tositteiden keruu niiltä, joille avustusta on myönnetty
  • Avustusten maksaminen

• Tarjottavat
  • Kahvinkeitin, suodatinpussit, kahvi (myös maito,) tee
  • Kertakäyttöastiat
  • Kifupohjat
  • Kynät

• Misc
  • järjestäjille virallinen kommunikaatiokanava (esim. meililista tai oma wiki)
  • avainhenkilöiden nakittaminen
  • aputoimitsijat: kirjaajat, tuomarin apuhenkilöt, nakkikoneet

Turnauspaikalla#

• Turnauspaikan järjestelyt
  • Pelipaikalle pääsy (esim. Kanikutosessa kun ovet olivat lukossa. Puhelinnumerot oveen, joku vahtimaan jne)
  • Pöytien järjestely ja numerointi sekä pelivälineiden laittaminen paikalleen
  • Opastelaput
  • Ilmoittautumisten vastaanotto
  • Avajaisseremonia
  • Settien yösäilö
  • Palkintojenjako + loppuseremonia
  • Turnauspaikan siivoaminen tarpeen vaatiessa, vikana iltana laudat pois ja pöydät entisille paikoilleen
  • Järjestäjien on toimittava koordinoidusti -> paikalla on hyvä olla yksi henkilö (pääjärjestäjä), joka ei tee mitään muuta kuin koordinoi.

• Paritus
  • Parituksen teko (aikataulu!)
  • Paritukset seinille
  • Tuloslipukkeet
  • Tulokset seinille

• Tuomarointi
  • Vetoomuskomitea (3 henkeä + 2 varamiestä) yleensä vahvimpien pelaajien joukosta
  • Turnauksen ja pelin sääntöjen sekä kellon käytön kertaaminen tarvittaessa, mieluiten joka tapauksessa.
  • Kierrosten alkuajan tiedottaminen muutosten sattuessa

• Korotukset
  • Luokituskomitean kansssa neuvottelu
  • Paikalla olevat kerholuokittajat

Illanvietto#

• Sauna
  • Tilavaraukset
  • Juomat (hankkiminen, myynti)
  • Muovituopit
  • Avain- ja vastuuhenkilön sopiminen
  • Siivous yöllä / aamulla
  • Pullojen väliaikaissäilöntä ja palautus
  • Avaimen palautus

• Oheisturnaus (esim. pikapeli)
  • Ei saa häiritä pääasiallista turnausta

Opetus#

• Tila
• Opettajan hankkiminen
• Demolauta ym. tarvittavat
• Kolehdin tms. keräys

Lehdistötiedote#

• Jos lajille halutaan julkisuutta, kannattaa taiteilla joku pieni ja asiallinen lehdistötiedote. Sen tarjoaminen lehdistölle julkaistavaksi on käytännössä ilmaista. Jos eivät julkaise, niin sitten eivät julkaise.
• Vaihtoehtoisesti voi yrittää sopia jutun tekemisestä
• Asiasta voi myös informoida tiedotusvälineitä etukäteen

Turnauksen jälkeen#

• Kaatajaiset
• Pullojen palautus (kani6 aiheutti pelkästään turnauspaikalta noin 0.3 kuutiometriä pulloja)
• Tilien selvittely
• Palautesivu wikiin

Ennakkovalmistelu on paljon isompi työ kuin kuvittelisi, ja ehdottomasti isoin ja merkittävin osa turnauksen järjestämistä. -- DonOlli, 5.2.

Tämä kuitenkin riippuu paljon turnausjärjestäjien kunnianhimosta sekä turnauksen tyypistä että koosta. Kansainvälistenkin turnausten järjestelyvaiva on voinut olla hyvinkin pieni, jos turnauksen koko on ollut pieni (20-30 henkeä) ja riittävän hyvät peruspuitteet (lähinnä tila ja välineet) valmiina tai helposti saatavana. Esimerkiksi Tampereen (1995) ja Turun (2003) Pohjoismaiden mestaruuskisat järjestyivät muutaman tunnin esivalmisteluilla siitäkin huolimatta, että Turussa osallistujia oli kuutisenkymmentä ja järjestelyihin kuului saunailta ja ruokailut. Jos kuitenkin kaikki pitää järjestää täysin tyhjästä alkaen ja halutaan järjestää pikkuseikat ja lisäpalvelut (esim. videotykki, kifupohjat, hieno neliväriesite, kynät, ammattilaisopettajat jne.) viimeisen päälle, aikaa voi mennä erittäin paljon. Kokemus kuitenkin osoittaa, että täysin kelvollisen ja viihtyisän turnauksen saa aikaan aivan kohtuullisella vaivalla ja pienelläkin organisaatiolla.

-- Markku

Markku näkyy anonyyminä kirjoitelleen "faktoja" turnauksen vaivalloisuudesta kaikkien ihailtavaksi. Omasta puolesta en kuitenkaan niitä voi allekirjoittaa, enkä missään nimessä haluaisi olla minkään nopean puolihuolimattomasti järjestetyn turnauksen puuhaamisessa mukana. Itse asiassa pidän hyvän turnauksen järjestämistä riivatun vaivalloisena ja työläänä, ja pidän työmäärän vähättelyä edesvastuuttomana puuhana.

Ottaen huomioon etten halua tästäkään sivusta rähinäareenaa, lopetan siis sivun muokkaamisen omalta puoleltani -- ihan turha lisätä merkintöjä jos niitä vähätellään niin paljon kuin mahdollista -- jotta liikaa vääriä käsityksiä ei syntyisi.

-- DonOlli, 5.2.

Kohtuullinen vaiva:

Eli olisin Kanikutoseen näkemälläni vaivalla järjestänyt PM:t 2003 vaikka kolmeen kertaan? Juupajuu.

-- Tapio